A importância de uma IES bem preenchida
Todos os anos se ouve falar da IES e da obrigatoriedade da sua entrega.
Mas de que se trata exatamente a IES e qual é a sua finalidade? IES são as siglas para Informação Empresarial Simplificada e, ao contrário do que muitos empresários possam julgar, tem uma relevância bastante considerável ao nível da prestação de contas e de informação sobre as empresas e, por outro lado, para o próprio tecido empresarial português como um todo. Tornada obrigatória em 2007 (Decreto Lei nº 8/2007), a IES é uma das medidas implementadas no âmbito do Simplex, o programa do Governo que visa a simplificação administrativa e legislativa na relação dos cidadãos e empresas com a Administração e aumentar a eficiência interna dos serviços públicos. Além de obrigatória, a declaração tem de ser feita anualmente por contabilistas certificados.
Mas de que se trata exatamente a IES e qual é a sua finalidade? IES são as siglas para Informação Empresarial Simplificada e, ao contrário do que muitos empresários possam julgar, tem uma relevância bastante considerável ao nível da prestação de contas e de informação sobre as empresas e, por outro lado, para o próprio tecido empresarial português como um todo. Tornada obrigatória em 2007 (Decreto Lei nº 8/2007), a IES é uma das medidas implementadas no âmbito do Simplex, o programa do Governo que visa a simplificação administrativa e legislativa na relação dos cidadãos e empresas com a Administração e aumentar a eficiência interna dos serviços públicos. Além de obrigatória, a declaração tem de ser feita anualmente por contabilistas certificados.
Usar diferentes meios, momentos e entidades para prestar contas é algo que já faz parte do passado das empresas portuguesas. Com a IES, basta haver um computador com acesso à Internet para cumprir todas as obrigações de uma só vez. Dando alguns exemplos concretos:
Assim que o contabilista certificado efetua a entrega da IES no Portal das Finanças, a empresa tem 5 dias úteis para efetuar o seu pagamento, que corresponde ao emolumento de depósito de contas na Conservatória do Registo Civil (CRC). O valor a pagar anualmente é de 80 euros.
O incumprimento de não entregar o IES implica sanções referentes a cada uma das obrigações estabelecidas. Ou seja, a empresa em questão ficará sujeita às sanções por parte da Autoridade Tributária à luz da legislação do registo comercial e do sistema estatístico nacional. No caso de o pagamento ser efetuado depois do prazo estipulado, existem multas previstas na legislação fiscal, do registo comercial e do sistema estatístico nacional. Na minha opinião, é fundamental assegurar a qualidade da informação constante da IES e não se deve descurar de forma alguma o seu preenchimento.
Embora não seja propositado, muitas vezes assistimos a esse descuido, dado que se trata “apenas” de uma obrigação declarativa, que não leva ao apuramento de nenhum imposto a pagar ou a recuperar.
Tendencialmente, como os empresários não atribuem um valor primordial ao trabalho prestado pelo Contabilista Certificado, o que normalmente conduz à negociação de avenças relativamente baixas, o tempo despendido para um excelente preenchimento da IES é significativamente superior àquele que normalmente e infelizmente se despende.
A IES é um dos elementos mais solicitados por entidades externas, como bancos e vários outros "stakeholders". Estamos a falar de informação pública, extremamente relevante para a avaliação do risco e dos ratings das empresas nos casos de investimento e financiamento das empresas. Neste sentido, exige especial atenção de empresários em geral, assim como de Contabilistas Certificados e Revisores Oficiais de Contas.
Como exemplo, não existe obrigatoriedade de revisão das IES por parte dos ROC no caso das empresas certificadas, o que não me parece ideal. É certo que uma grande parte da informação é analisada na auditoria, inclusive o Balanço, a Demonstração de Resultados e os respetivos anexos. Contudo, a IES contém um sem-número de informação fiscal e estatística que, a meu ver, não deveria ficar somente a cargo do contabilista certificado.
Na realidade, isto acontece porque apenas quando se torna necessário um financiamento da banca é que alguém se lembra que a IES existe. E ainda que seja um dos elementos usados para a classificação das empresas ao nível do risco, não é o elemento primordial nessa análise, pois a informação que nela consta é insuficiente, por vezes até incipiente, não retratando a realidade das operações das empresas, algo que é tacitamente fomentado pela desvalorização geral desta obrigação fiscal. Muitas das vezes, assiste-se até a correções ad hoc, para que a informação constante reflita a veracidade das operações.
A IES é, sem qualquer dúvida um dos “calcanhares de Aquiles” dos Contabilistas Certificados, que no meio de tantas obrigações fiscais supostamente “mais importantes” – muitas delas mensais e que exigem uma atenção desmedida, pois tratam de apuramentos de impostos a pagar ou receber –, infelizmente, e por falta de tempo, são compelidos a deixá-la para segundo plano.
No mundo ideal, deveria haver um prazo específico para o fecho do ano anterior, onde se registasse mais tempo para o processo de fecho propriamente dito, sem que existissem outras obrigações fiscais. O nosso sistema contabilístico e fiscal, apesar de estar hoje muito mais automatizado, ainda depende de muita burocracia, muito papel e os sistemas informáticos não estão ainda preparados para produzir de forma automática este tipo de declarações, IES e outras, sendo sempre necessária a intervenção manual do Contabilista Certificado.
O seu preenchimento, ainda que insípido, é bastante moroso, requerendo muitos mapas e aspetos técnicos. Para empresas mais complexas, uma IES pode demorar entre 2 e 5 dias a ser preenchida. No caso de microempresas mais simples, no mínimo nunca demora menos do que 1 a 2h em média. Ora, se formos ainda mais exigentes ao nível da informação que deve ser constante nas mesmas, será certamente justo dizer que o consumo de horas pode duplicar com alguma facilidade e que esse tempo infelizmente quase nunca está disponível. Na minha opinião, deveria verificar-se pelo menos uma das seguintes opções:
Em suma, a IES deverá ser um tema de revisão por parte das autoridades governamentais, reconhecendo-lhe a relevância que efetivamente deveria ter à luz das intenções originais do legislador, aquando do seu momento de criação. Erradicar duplicação de trabalho é um fator extremamente necessário e positivo para todos.
- Entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal: como o Balanço, Demostração de Resultados e respetivos anexos, detalhados em vários quadros. No caso de empresas certificadas por Revisor Oficial de Contas, inclui a redação da Certificação Legal de Contas;
- Registo da prestação de contas, anteriormente entregue presencialmente na conservatória do registo comercial (anteriormente apelidado de “depósito de contas”). Com este registo as contas passam a ser públicas e com acesso livre, mediante pedido online;
- Prestação de informação de natureza estatística ao Instituto Nacional de Estatística;
- Prestação de informação, relativa a dados contabilísticos anuais para fins estatísticos, ao Banco de Portugal;
- Prestação de informação de natureza estatística à Direção-Geral das Atividades Económicas.
- As sociedades comerciais e as sociedades civis sob forma comercial;
- As sociedades anónimas europeias;
- As empresas públicas;
- As sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal;
- Os estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.
Assim que o contabilista certificado efetua a entrega da IES no Portal das Finanças, a empresa tem 5 dias úteis para efetuar o seu pagamento, que corresponde ao emolumento de depósito de contas na Conservatória do Registo Civil (CRC). O valor a pagar anualmente é de 80 euros.
O incumprimento de não entregar o IES implica sanções referentes a cada uma das obrigações estabelecidas. Ou seja, a empresa em questão ficará sujeita às sanções por parte da Autoridade Tributária à luz da legislação do registo comercial e do sistema estatístico nacional. No caso de o pagamento ser efetuado depois do prazo estipulado, existem multas previstas na legislação fiscal, do registo comercial e do sistema estatístico nacional. Na minha opinião, é fundamental assegurar a qualidade da informação constante da IES e não se deve descurar de forma alguma o seu preenchimento.
Embora não seja propositado, muitas vezes assistimos a esse descuido, dado que se trata “apenas” de uma obrigação declarativa, que não leva ao apuramento de nenhum imposto a pagar ou a recuperar.
Tendencialmente, como os empresários não atribuem um valor primordial ao trabalho prestado pelo Contabilista Certificado, o que normalmente conduz à negociação de avenças relativamente baixas, o tempo despendido para um excelente preenchimento da IES é significativamente superior àquele que normalmente e infelizmente se despende.
A IES é um dos elementos mais solicitados por entidades externas, como bancos e vários outros "stakeholders". Estamos a falar de informação pública, extremamente relevante para a avaliação do risco e dos ratings das empresas nos casos de investimento e financiamento das empresas. Neste sentido, exige especial atenção de empresários em geral, assim como de Contabilistas Certificados e Revisores Oficiais de Contas.
Como exemplo, não existe obrigatoriedade de revisão das IES por parte dos ROC no caso das empresas certificadas, o que não me parece ideal. É certo que uma grande parte da informação é analisada na auditoria, inclusive o Balanço, a Demonstração de Resultados e os respetivos anexos. Contudo, a IES contém um sem-número de informação fiscal e estatística que, a meu ver, não deveria ficar somente a cargo do contabilista certificado.
Na realidade, isto acontece porque apenas quando se torna necessário um financiamento da banca é que alguém se lembra que a IES existe. E ainda que seja um dos elementos usados para a classificação das empresas ao nível do risco, não é o elemento primordial nessa análise, pois a informação que nela consta é insuficiente, por vezes até incipiente, não retratando a realidade das operações das empresas, algo que é tacitamente fomentado pela desvalorização geral desta obrigação fiscal. Muitas das vezes, assiste-se até a correções ad hoc, para que a informação constante reflita a veracidade das operações.
A IES é, sem qualquer dúvida um dos “calcanhares de Aquiles” dos Contabilistas Certificados, que no meio de tantas obrigações fiscais supostamente “mais importantes” – muitas delas mensais e que exigem uma atenção desmedida, pois tratam de apuramentos de impostos a pagar ou receber –, infelizmente, e por falta de tempo, são compelidos a deixá-la para segundo plano.
No mundo ideal, deveria haver um prazo específico para o fecho do ano anterior, onde se registasse mais tempo para o processo de fecho propriamente dito, sem que existissem outras obrigações fiscais. O nosso sistema contabilístico e fiscal, apesar de estar hoje muito mais automatizado, ainda depende de muita burocracia, muito papel e os sistemas informáticos não estão ainda preparados para produzir de forma automática este tipo de declarações, IES e outras, sendo sempre necessária a intervenção manual do Contabilista Certificado.
O seu preenchimento, ainda que insípido, é bastante moroso, requerendo muitos mapas e aspetos técnicos. Para empresas mais complexas, uma IES pode demorar entre 2 e 5 dias a ser preenchida. No caso de microempresas mais simples, no mínimo nunca demora menos do que 1 a 2h em média. Ora, se formos ainda mais exigentes ao nível da informação que deve ser constante nas mesmas, será certamente justo dizer que o consumo de horas pode duplicar com alguma facilidade e que esse tempo infelizmente quase nunca está disponível. Na minha opinião, deveria verificar-se pelo menos uma das seguintes opções:
- Ou se tornava a IES mais simples, sem a necessidade de duplicar o trabalho de preparação do anexo às contas e da reprodução por escrito da certificação do ROC, dado que estes elementos constam anualmente do dossier fiscal da empresa, devidamente assinados por todos os intervenientes, administradores/gerentes, contabilistas certificados e/ou ROC.
- Ou se aboliam todos estes documentos e passava tudo a ser declarado na IES, que serviria para os mesmos efeitos que aqueles documentos, na medida em que são em grande parte um exercício de duplicação nas declarações das IES.
Em suma, a IES deverá ser um tema de revisão por parte das autoridades governamentais, reconhecendo-lhe a relevância que efetivamente deveria ter à luz das intenções originais do legislador, aquando do seu momento de criação. Erradicar duplicação de trabalho é um fator extremamente necessário e positivo para todos.