Uma delas, prévia à realização da reunião, está associada à disponibilização de informação aos membros do Conselho, o que inclui:

• Recolha prévia e atempada da informação juntos das fontes fidedignas;
• Definição da data limite para o seu envio;
• Envio com associação aos respetivos pontos da agenda.

A informação em epígrafe pode ser encarada sob duas grandes perspetivas:

• Declarativa: partilha de elementos relevantes para tomada de conhecimento, devendo ter uma síntese na 1ª página focando o seu essencial (o restante permitirá satisfazer a necessidade individual de aprofundamento do assunto) – exemplo: resultados de ações com origem em decisões anteriores;
• Elucidativa: conteúdos que contextualizam e auxiliam na formulação de opinião pessoal para suportar tomadas de posição, debate e decisão por votação – exemplo: dados internos e da concorrência para definição da política de preços para o próximo exercício.

Dos membros participantes da reunião, espera-se:

• a leitura prévia da informação remetida;
• a sua inclusão e análise crítica como suporte ao debate;
• a sua ponderação aquando da tomada de decisão.

A periodicidade das reuniões afeta diretamente a prática de disponibilização da informação contudo, tendo presente que o estudo da Russel Reynolds apresentou uma média de uma a cada dois meses, cerca de metade dos participantes no inquérito indicou remeter a informação com pelo menos uma semana de antecedência à ocorrência da reunião – em França esta é a prática comum. Quanto ao extremo limite, de entregar a informação somente no próprio dia da reunião, tal não acontece na Alemanha e França, mas existe alguns casos na Itália e Espanha.
Como em Portugal, as reuniões do Conselho de Administração possuem uma periodicidade média mensal, o envio com pelo menos uma semana de antecedência será uma boa prática de gestão. Temas para reflexão:

• Que informação remetemos e quando aos participantes nas reuniões?
• Os membros têm considerado a mesma adequada?
• A sua disponibilização tem contribuído para uma maior produtividade do Conselho de Administração?

António Nogueira da Costa
Especialista em Empresas Familiares
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Especialistas na consultoria a Empresas Familiares
e elaboração de Protocolos Familiares
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